不動産業務でよく使われる封筒とは?おすすめの用紙種類なども紹介
不動産に関連する業務の中では、請求書や納品書などの書類を扱う場面が頻繁にあります。その中でも封筒は使い方によって、自社の宣伝につながることは意外と知られていません。 そこでこの記事では、不動産業務で需要の多い封筒や封筒作成時のオプション、おすすめの用紙種類などを紹介します。
目次
封筒も宣伝戦略の一部になりえる
オリジナルの封筒を使うと、書類を送りながら自社を宣伝が可能です。オリジナル封筒に会社名や住所が入っていると相手の記憶にも残りやすく、今後の取引をスムーズに進められます。
封筒に対しては茶色の地味なイメージを持っている人は多いでしょう。しかし、オリジナルの封筒ではカラーにこだわることで他社との差別化がしやすく、印象にも残りやすいです。
さまざまな色から選べますが、おすすめは会社のイメージカラーと同じカラーです。会社のイメージカラーとリンクさせることで、相手の記憶にも定着しやすいでしょう。
不動産業務で需要の多い封筒4選
不動産業務で需要の多い封筒には、「長形3号」「角形2号」「角形20号」「洋長3号」があります。封筒はどれを使っても良い訳ではなく、書類のサイズや種類によって適切に選ばなければなりません。
物件の賃貸契約した経験のある方だと、書類によって封筒の種類が違うのは想像つきやすいでしょう。ここでは、不動産業務で需要の多い封筒の特徴について詳しく紹介します。
1.請求書や納品書に使われる「長形3号」
「長形3号」は縦長の形が特徴的で、請求書や納品書を送る際に使われることの多い封筒です。縦に長く、横に短いのでサイズの小さい書類に向いており、A4サイズの用紙を三つ折りにするとキレイに収まります。
「定形郵便物」で送ることができる最大のサイズで、使用頻度の高い封筒といえるでしょう。社用封筒の中でも定番サイズの一つで、一般的な文具店や100円ショップでも購入可能です。
2.契約書などに使われる「角形2号」
「角型2号」は、契約書などの折ることができない重要な書類に使われる封筒です。契約書や履歴書などはA4サイズである場合が多く、角形2号であればA4サイズの書類も折ることなくおさまりAます。
不動産業務では折ることができない書類が多いので、サイズが大きい重要な書類は「角型2号」に入れて送るケースが多いでしょう。
3.物件資料などに使われる「角形20号」
「角形20号」はA4サイズの書類が入り、物件資料などを送る際に使われる封筒です。「角形20号」は「角形2号」と比較すると一回りサイズが小さいのが特徴で、A4サイズの書類を入れた時に封筒内で動くことがありません。
物件資料など写真が重要となる書類は、折れ目があると見えにくくなる場合があります。物件資料を送る際は「角形20号」がおすすめです。
4.案内状や招待状に使われる「洋長3号」
「洋長3号」は、横長の形で案内状などを送る際に使われる封筒です。A4サイズの書類を三つ折りにすると、ちょうど収まるサイズで、幅広い場面で使われます。不動産業務では、請求書や納品書を送る際に使われるケースが多いでしょう。
また、不動産業務以外では、DMやチケットを送る際によく利用されるサイズの封筒です。
封筒を作成する際の3つのオプション例
封筒を作成する際のオプション例に「窓の有無」「郵便番号枠の有無」「テープの有無」が挙げられます。封筒にオプションを付けることで、受け取る側の印象をがらりと変えたり、作業効率を向上させたりすることも可能です。
ここでは封筒を作成する際にぜひ取り入れたいオプション例を3つ挙げ、それぞれの内容について詳しく紹介します。
1.窓の有無
書類の内容によっては、封筒に窓をつけてみましょう。窓とは封筒の一部分を透明素材に置き換え、中身の一部が見えるようにしたものです。
窓から見える一部に宛名を書いておけば封筒に宛名を書く必要がなくなり手間が省けるだけでなく、雨などで宛名が滲むことも防げます。また窓から見える部分に何かしらアピール施せば、優先的に中身を見てもらいやすくなるかもしれません。
2.郵便番号枠の有無
郵便番号枠は封筒を作成する際にオプションでつけられます。郵便番号枠がなくても封筒の下部に書いておけば、郵便物として送る分には特に問題ありません。
ただし郵便番号枠がある方がきれいに仕上がるため、相手に丁寧な印象を与えられるでしょう。手書きで郵便番号を書く頻度が多い場合は、オプションとして郵便番号枠を記載してみるのもいいでしょう。
3.テープの有無
封筒を綴るためのテープの有無もオプションで選べます。テープの加工には、長期保存ができ接着力も強い両面テープ加工や剥がしやすいグラシンテープ加工などさまざまな種類があります。DMの発送やパッケージ用など用途に合わせた加工方法を選ぶようにしましょう。
DMなどの大量の封筒を発送する場合には、このテープ加工によって作業効率のアップを期待できます。
不動産の封筒におすすめの用紙種類
不動産の封筒におすすめの用紙として「クラフト紙」「ケント紙」があります。封筒に使われる用紙種類は多くあり、どれを選べばいいのかと悩む人も多いでしょう。
用紙種類ごとの特徴や用途を理解することで、封筒の用紙選びはスムーズになります。ここでは、不動産の封筒におすすめの2つの用紙について詳しくみていきましょう。
茶封筒と呼ばれる「クラフト紙」
クラフト紙は漂白処理されておらず、茶色の見た目が特徴の用紙です。一般的に茶封筒と呼ばれるものはクラフト紙で作られており、白い封筒と比較すると中身が見えづらく、耐久性もあります。
よって契約書などの重要な書類を送る時に最適な用紙といえるでしょう。契約書以外にも、重要事項説明書や物件資料など、ページ数が多く重量のある資料にも適しています。
フルカラー印刷に適した「ケント紙」
ケント紙は白い見た目が特徴で、フルカラー印刷に適している用紙です。ケント紙は、印刷の際の文字などが見やすく、フルカラー印刷を行う場合もイメージに近い仕上がりとなるでしょう。
そのため、ザイン性の高い、オリジナルの封筒を作る際におすすめの用紙です。しかし、クラフト紙に比べると耐久性が低く、中身が見えやすいという欠点もあります。
ケント紙を使用する時は、ある程度厚みのあるものを選ぶようにすると、耐久性と中身の見えやすさをカバーできるでしょう。