横書きで挨拶状を書く手順を紹介。書く際の3つのポイントも解説

横書きで挨拶状を書く際は、上から順に以下の内容を記載しましょう。

1.日付
2.宛先
3.差出人の氏名
4.頭語
5.季節の挨拶
6.本文
7.結語

宛先や差出人の欄には、必要に応じて会社名を記載します。縦書きの場合は日付や宛先、差出人の氏名を最後に記載し、横書きの場合は挨拶状の本文を最後に書くのがポイントです。順番を間違えないように注意しましょう。

挨拶状の主な目的は、「感謝の気持ちを伝える」、「転勤や異動などによる挨拶をする」、「問い合わせに関する感謝を伝える」、「お詫びの気持ちを伝える」の4つです。

感謝やお詫びの気持ちを伝える際は、出来事から時間を空けずに送付しましょう。転勤や異動に伴う挨拶状では、着任後2ヶ月以内に送付することが大切です。ここでは、挨拶状の目的別に例文を紹介します。

1.感謝の気持ちを伝える

挨拶状で感謝の気持ちを伝える際は、自分の気持ちを素直に表現しましょう。感謝したい出来事があってから1週間以内に挨拶状を送付するのが重要です。

【例文】
平素は格別のご高配を賜り、深くお礼申し上げます。さて、このたびは結構なお品をご恵贈いただきまして、誠にありがとうございました。御芳志の程厚く御礼申し上げます。平素はこちらこそお世話になっておりますのに、かえって恐縮に存じます。

2.転勤や異動などによる挨拶をする

転勤や異動が決まった場合には、取引先やお付き合いのあった方に挨拶状を送りましょう。原則として転勤や異動後の2ヶ月以内に送付します。また可能であれば異動日、前任者や後任者の氏名、自身の新天地を記載しておくとよいでしょう。

【例文】
・私こと2021年8月1日付けで〇〇へ異動となり、過日着任いたしました。△△在任中は公私にわたり温かいご厚情を賜り誠に有難く御礼申し上げます。

・この度の人事異動により弊社担当者〇〇は8月1日付で異動し、新たに同日付で△△が御社を担当させていただくこととなりました。前任者担当中は格別のご高配を賜り誠に有難うございました。

ちなみに「私こと」とは、「自分自身のことで恐縮ですが」といった意味を持つ言葉で、挨拶状ではよく使用される言葉です。

3.問い合わせに関する感謝を伝える

問い合わせに関する感謝を伝える際は、即日送付を心掛けましょう。挨拶状に記載する文面の流れは問い合わせに関するお礼を伝えた後、今後の対応や問い合わせに関する回答を行います。

また問い合わせの担当者が決まっている場合は、挨拶文も併せて記載していくと、より印象の良い挨拶状に仕上がります。

【例文】
この度は当社にお問い合わせいただきまして、誠にありがとうございます。問い合わせていただいた資料に関しまして、本日中に発送いたします。

4.お詫びの気持ちを伝える

商品やサービスに不備があったり、業務にミスが見つかったりした場合には、できるだけ早くお詫びの気持ちを伝える挨拶状を送付しましょう。可能であればまず電話で謝罪を行い、その後挨拶状を送付するのがおすすめです。

挨拶状に記載する文面は、まず謝罪をした後に今後の対応や相手を気遣う言葉などを記載します。挨拶状の最後には、「まずお詫びしたかった」との気持ちを添えておきましょう。

【例文】
このたびは、請求金額の件でご迷惑をおかけし、誠に申し訳ございませんでした。当方で原因を調査いたしましたところ、別の商品の単価で計算してしまったようです。多大なご迷惑をおかけしましたことを深くお詫び申し上げます。略儀ではございますが、取り急ぎ書面 にてお詫び申し上げます。