メールなどの連絡手段が主流となった昨今でも、手紙やハガキ、書類などを郵送する機会がありますよね。 しかし、メールに慣れているからこそ、書面でやり取りをする際のマナーは忘れがちです。いざ書類を出す時になって「宛名は、どう書くのだろうか？」と悩むこともあるでしょう。 今回は、「宛名の書き方、自信ないな」という方へ向けて、封筒の宛名の書き方について説明します。プライベートな相手はもちろん、ビジネスでも活用できる内容となっているので、いざというときは参考にしてみてください。
手紙や書類を郵送する際に、不安になるのが「宛名」です。縦書きでなければならないのか、裏面はどう書けばよいのか、いざペンを持ってみると少し自信がなくなってしまいますよね。
ここでは最も基本となる「宛名の書き方」を、表面・裏面と縦書き・横書きに分けて説明します。
相手の住所や名前は表面に記載、送り主の住所や名前は裏面に記載することは、誰でもご存知かと思います。しかし、細かな数字の書き方や書く位置まで、しっかりと把握していますか？知らない方はもちろんのこと、知っている方も今一度おさらいしましょう。
封筒の表面は、まず右端から送り先の住所を記載します。住所を書き始める位置は、郵便番号を書いた位置からひとマス分、空けてください。そして住所を書く際、番地などの数字には「漢数字」を用います。
意外にも「漢数字と数字、どちらでもOK」と思っている方が多いので、注意してください。住所はビル名・フロア数までしっかりと記載しましょう。
住所を書いたら、封筒の中心に相手の名前を記入します。名前を書き始める位置は、住所を書き始めた位置よりさらにひとマス分下げてください。
次に、裏面の書き方を説明します。本来は裏面の中央に、送り主の情報を書きますが、現在では左に寄せる書き方も一般的です。
郵便番号・住所・氏名を記入したら、郵便番号の上に「縦書き」で日付も記載します。最後に糊付けした部分に「〆」や「封」と書けば完成です。
封筒に記入する際の注意点をまとめると、以下のようになります。
・郵便番号以外の数字は「漢数字」
・相手の名前は、住所の書き始めからひとマス下げて書く
・ビル名とフロア数は省略しない
・封をした部分には「〆」か「封」と書く
次に縦書きと横書きに関するマナーを紹介します。多くの方が封筒を書く際には、縦書きかと思います。しかしハガキの場合はどうでしょう？
ハガキなどは表面と裏面の向きを揃えることもマナーのうちです。そのため、裏面は横向きのデザインなのに、表面だけ縦書きというのはNGです。裏面が横向きのデザインであれば、それに合わせて表面も縦書きにしましょう。
封筒について、住所を書く位置や書き方はおわかりいただけたでしょう。手紙や書類を郵送する際に、最もややこしいのが「宛名の敬称」です。
様や御中、行、宛、殿など、宛名の書き方にはさまざまなバリエーションがあるので、ここではそれぞれについての適切な使い方を説明します。
最も一般的な宛名が「◯◯様」でしょう。プライベートはもちろん、ビジネスシーンでもよく使われています。「様」を付ける場合は必ず、郵便を出す相手が「個人」でなければいけません。
逆に個人であれば「様」は、目上か目下かに関わらず、誰にでも使うことができます。ここで注意すべきなのは、企業や学校などの団体に対して「様」は使えないということ。繰り返しになりますが、「様」は個人の方へ手紙を出す場合に限って使用しましょう。
また2名以上へ連盟で出す場合には、1人ずつに「様」を付ける必要があります。そして送る相手に役職などがある場合には、名前の「前」に役職名を書き「様」で締めくくりましょう。
では団体に対して手紙や書類を送る場合は、どのような敬称を使えばよいのでしょうか？企業など組織に対して手紙やハガキを送る際には「御中」を使います。
「株式会社◯◯御中」と使用する場合が多いでしょう。会社全体でなく「◯◯部署」へ宛てた場合にも「◯◯部 御中」という書き方で問題ありません。
御中を使う際の注意点は以下2つです。
・「様」と「御中」は併用しない
・名前がわからない相手であっても「御中」は使わず「ご担当者 様」
多くの場合、「様」か「御中」のどちらかで問題ありません。しかし、宛名の敬称には、他にも「行」「宛」「殿」などがあります。
それぞれを使うケースは以下のとおりです。
返信用の封筒を同封する際に使用。返信用の封筒には、表面に自分の名前を記載しますが、その際には「様」ではなく、「行」を使います。逆に自身が返信用の封筒を受け取った場合は、「行」に斜線を引き「様」もしくは「御中」と書き直すのがマナーです。
使用ケースは「行」と同様ですが、「宛」の場合は返信先が「個人」であるケースに限って使用します。こちらも自身が返信用の封筒を受け取った場合は、「宛」に斜線を引き「様」と書き直してください。
「殿」は、一般的に自分より下の人へ向けて郵便物を送る際に使用されます。使用できるのは個人へ宛てた場合に限られます。誤って目上の方へ送ってしまった場合、とても失礼にあたるので注意しましょう。
「様」で代用できるため、現在では使用する機会が減っている敬称です。
この章では、ビジネスシーンに限定して、封筒の書き方を説明します。基本的なマナーは他と同様ですが、ビジネスシーンではより厳格なマナーがあるので注意してください。
基本的にビジネスシーンでは、封筒は「縦書き」で書くのがマナーです。ビジネスシーンならではのマナーとしては、送る相手の肩書きは「名前よりも小さく書くこと」が挙げられます。
宛名に書くべき情報が多いときは、「会社名（団体名）」＋「部署名」＋「役職名」＋「名前」の順で書きましょう。最後に書く名前のあとは「様」を使用します。
ビジネスシーンでは、「外脇付け」というものを使います。枠に囲まれた赤字で「重要」や「履歴書在中」などと書かれているのが外脇付けです。
外脇付けを使用することによって、受け取り手は開封する前に中身の「重要度」を知ることができます。また「履歴書在中」や「請求書在中」など、封筒の中身を外脇付けで伝える場合もあります。外脇付けの例は以下の通りなので、必要に応じて使ってみてください。
・重要
・至急
・親展
・履歴書在中
・請求書在中
封筒を外部の印刷会社へ発注する場合もあるでしょう。最後は、ラクスルの封筒の印刷サービスのご紹介です。
ラクスルでは、オリジナルの封筒を作成することができます。封筒にあらかじめ「社名」や「住所」「連絡先」などを印刷しておくと、封筒を使用するたびに記入する手間が省けます。また封筒全面に印刷することもできます。ぜひ利用してみてください。
