封筒の宛先の会社名にどの敬称を使う?宛名の書き方と守るべきマナー

封筒に郵便番号と相手の住所、会社名を正しく書いていれば、間違いなくその郵便物は相手の会社に届きます。しかし書き方によっては「非常識だ」、「礼儀が分かっていない」といったネガティブな取られ方をする場合があり、相手企業とこちらの関係に影響することもあるようです。

例えば、会社名までは合っていても、届けたい部署や担当者の名前を間違えたり書いていなかったりすれば、うまく届かないばかりか大変失礼にあたります。文字も、大きすぎたり小さすぎたり、書き殴ったような文字やビジネスに相応しくない字体も同様です。

封筒の宛名の書き方は、ある意味で「送り主企業がこちらをどの程度大切に思っているか」を表しているともいえます。丁寧な美しい文字ならば「大切な取引先だと考えてくれている」と感じ、逆にいい加減な書き方ならば「この程度か」と取引を考え直すかもしれません。

また封筒は、縦横の違いが大きい「和封筒」と違いが小さい「洋封筒」では書き方が違います。送る事情や内容によっては、封筒に入れる書類の紙質や折り方までチェックされる場合があるのです。

もしも「教わったことがある」か「曖昧に覚えている」程度であるならば、今こそ正しい宛名の書き方を身につけることをおすすめします。

ビジネス文書を送るための封筒には、書き方以前に注意すべき点もあります。いくらマナーに沿った的確な文書でも、見る前の封筒で評価が下がってしまっては台なしです。

ここでは封筒の外見にまつわる注意点を、その理由と一緒に解説します。ポイントは、相手が手にしたときにどう感じるかです。文書だけではなく外見からしっかりアピールしていきましょう。

中が透けて見えない「二重封筒」を使う

封筒にはいくつもの種類があります。よく見かけるのは、いわゆる「茶封筒」といわれる茶色の紙1枚を折って貼り合わせた封筒です。茶封筒は価格も安くて使いやすいですが、書類でもお金でも中が透けて見えてしまうため、それでもいい場合だけに使えます。

重要な書類を送る場合や、相手企業に礼を尽くすことが求められる状況では、中が透けて見えない「二重封筒」を使いましょう。二重封筒は、白い封筒の中にさらに色付きの内紙が貼られているため、中に何が入っているか外からはわかりません。

二重封筒が適しているのは、契約書や通知文書など互いにとって重要かつ正式なやりとりが必要な書類です。個人の場合、住所や生年月日といった個人情報の記載がある各種書類、取引金額を郵送で競り合う郵便入札が挙げられます。

外見の「白さ」には見た目の高級感があり、茶封筒よりも「中身が重要である」という印象を与えることもビジネス仕様として求められる要素の1つでしょう。

文書は三つ折か四つ折にする

封筒に入れる文書は、使う封筒によって決まった折り方があります。縦長の和封筒では書類を「三つ折」にし、横長の洋封筒では「四つ折」にするのが一般的です。

これは書類が見やすいように「できるだけ折る回数を少なくする」ためです。和封筒では、宛名を折ることがないようにまずは下3分の1を折り上げ、次に上3分の1を折り下げ、入れるときも書き出し部分が封筒の表（宛名面）側で上に来るようにします。

洋封筒の場合は、縦書き・横書きともにまずは書類の下から折り上げ、次に右から左へ折って四つ折にするのがマナーです。どちらも最初の折り方が文字の並びに沿っており、書き出しが外側に来るため扱いやすく、読み始めやすいという特徴があります。

もしも送る書類が1枚だけの場合は、わざと空白の紙を重ねて折って封筒に入れるのもマナーです。これは、昔の絶縁状やお悔やみといった縁起の悪い手紙が1枚きりだったため、これらと区別するためといわれています。あるいは書類が簡単に見透かされないためともいわれているのです。

封は「〆」または「封」で留める

書類を入れて封筒を閉じるときは、ホッチキスやセロハンテープではなく、必ず糊付けして「封」をするのがマナーです。さらに貼り合わせた端をまたぐように「〆」または「封」と書き、送り主が封をしたこと、またそれ以降誰も封を開けていないことの証明とします。

これは、封筒の中の書類が重要であるほど徹底が必要な形式です。ビジネス文書を送るときは、忘れずに記載するようにしましょう。

洋封筒の場合は、西洋の書き方にならって「横書き」で使うのが一般的です。和封筒を横長に使う場合も同様ですが、ダイレクトメールや案内状など一度に多数送付する場合は、パソコンなどを使って宛名を横書きでタックシールに印刷して貼り付けるとコストや手間を節約できます。式典への招待状やお祝いのカードなど、洋式のやりとりによく使われる封筒です。

洋封筒のオモテ面（宛名面）の書き方

封筒によっては、官製ハガキと同じように縦長に使うことを想定して郵便番号枠が印刷されているものもありますが、これに横長で宛名を書いても問題はありません。

・切手枠：宛名面の右上に設ける。
・郵便番号枠：枠が印刷されている場合はその枠内に、されていなければ住所の左上に記入する。
・送り主の住所等：宛名面の中央やや上寄りに、上から必要な場合は郵便番号、住所、所在の建物名と階数、会社名、宛先部署名や担当者名の順に記入する。
・外脇付け：宛名面の左下寄りのスペースに赤色スタンプや赤色の枠線と文字で書くのが一般的。

洋封筒のウラ面の書き方

洋封筒でも記載する内容は和封筒と同じです。ただし洋封筒は構造上、対角線状に紙の貼り付け段差があるため、記入するスペースは裏面の下半分のうち中央に限ります。

・郵便番号枠：印刷されている場合は枠内に、されていない場合は住所の上に記載する。
・送り主の住所等：郵便番号枠の下から、住所、所在の建物名と階数、会社名、宛先部署名や担当者名の順に記入する。
・封かん日：送り主の住所等が記載されている部分の左上、または左端に寄せて数字で横書きに「月と日」だけを記入する。

ビジネスにおける取引先などに手紙を送る際、封筒に書く相手の会社名につける敬称に「御中」と書くのが適しているのか、あるいは「様」を使うべきなのかを迷う方は多いでしょう。学校で一度習ったくらいでは、的確に使い分けるのが難しいかもしれません。

正しく使い分けるには、それぞれの敬称がどのような相手に対して使うべきかを知ることが大切です。ここでは、ビジネスにおいて一般的とされる「敬称」の使い方について解説します。

「様」はあくまで個人宛の敬称

プライベートで使うことが多いのは「様」でしょう。「様」は、手紙などを送る相手が自分よりも立場が上であるか下であるかには関係なく、個人を対象として手紙など送る場合につける敬称とされています。

ポイントは、これが「会社における1人の個人」に手紙を送りたい場合に使う敬称であることです。例えば手紙が会社に宛てたものではなく、会社の部署が分かっていて、その中の特定した担当者と直接のやり取りとして手紙を送る場合に「〇〇株式会社　〇〇課　〇〇　様」のように使います。

個人でも次のような場合は間違いやすいため注意が必要です。

・送る相手に役職名がある場合
（正）〇〇株式会社　〇〇部長　〇〇様（個人名に敬称をつける）
（誤）〇〇株式会社　〇〇部長様
・宛先の個人がその会社に複数いる場合
（正）〇〇株式会社　〇〇様　〇〇様（1人ずつ敬称をつける）
（誤）〇〇株式会社　〇〇　〇〇様

プライベートでは、ひらがなで「さま」やカタカナで「サマ」と書く場合もありますが、マナーの上では砕けた印象を与えてしまうため避けた方がよいでしょう。

「御中」は組織・団体への敬称

よく見かける「御中」は、企業そのものや社内における部署、学校、官公庁などの組織、団体などに宛てた手紙につける敬称です。もともと役所やその部署の内部をいう「みなか」や「おんなか」を表しており、受け取った相手から見れば「その組織に属する全員」に宛てられたものとして認識されます。

したがって御中は、「〇〇株式会社　御中」、「〇〇株式会社　〇〇部　御中」といった書き方をするのが正解なのです。次のように書いてしまうのは、誤った使い方といえます。

（誤）〇〇株式会社　〇〇（個人名）御中（手紙の宛先が個人名であるため）
（誤）〇〇株式会社　〇〇（個人名）様　御中（敬称は重複して使わないため）

「殿」を社外宛封筒に使うのはNG

そのほかに、「殿」は個人に宛てた文書などに使用する敬称です。一般的に「自分よりも立場の低い人に対して使うもの」であるため、取引先の担当者や顧客宛の敬称として使ってはいけません。

社内表彰の書類、給与や賞与の明細といった社内の個人宛文書に使われます。しかし最近では堅苦しい印象を与えてしまうことがあるため、特に使う理由がなければ「様」とすることが多いようです。

複数に宛てる「各位」の正しい使い方

一度に複数の人を対象として送りたい「文書」などには、「各位」という敬称を使います。各位には「〇〇の皆様」、「〇〇の皆様方」といった意味があり、複数の相手に対して一斉に情報を伝えたい場合に使う敬称です。使用する場合には、敬称を重複させないように注意しなければなりません。

（正）〇〇講習会　参加者各位
（誤）〇〇講習会　参加者各位　様　（敬称は重複して使わないため）

返信用封筒における「行」の正しい使い方

ビジネスにおいて場合によっては、相手に何らかの返信を求める必要から、返信用の封筒を入れて送ることもあります。

その際、返信用封筒に書く宛先には「〇〇株式会社　〇〇部　行」のように「行」を使い、「〇〇株式会社　〇〇部　〇〇（個人名）　行」のような個人宛でも同様です。手紙を受け取った相手が、送り主である自分に送る返信用の封筒であるとはいえ、そもそもの送り主である自分に対して「様」と書いてしまうのは適切ではありません。

一方で、自分が返信を必要とする手紙を受け取り、その中に返信用の封筒が同封されていることもあるでしょう。このような返信用の封筒を使って返送する際には、「行」を二重線で消して「御中」とするか、あるいは「様」に書き換えて返信するのがマナーです。