賢い封筒の選択方法について
封筒の歴史を紐解くと、1840年のイギリス郵便法改革で、「均一料金郵便法」が成立し、それまで、皮で巻き、紐でくくっていた、郵便物が、「封筒」という合理的で、安価なツールに変化したことがきっかけとなりました。
誕生から、郵便と切っても切れない関係にある封筒ですが、今でも、郵便とは密接な関係があります。特に、毎日大量の郵便物を発送する企業では、郵便料金の節約は、大きなテーマになります。
定型内と定形外
具体的には、同じ重量の場合、定形郵便が一番お得で、次に定形外郵便物（規格内）、定形外郵便物（規格外）となります。
定形郵便物は50g以内の重量で、サイズは（23.5cmx12cm）で厚さ1cm以内と規定されており（最小サイズは14cmx9cm）、25g以内82円、50g以内92円で送付することができます。
同じ50g以内でも、定形外郵便物（規格内）であれば、50g以内120円、定形外郵便物（規格外）であれば、200円という料金になり、定型内に対し約2倍の料金になります。
定型内郵便に適した封筒としては、長形3号、洋長3号封筒が最もポピュラーな封筒で、A4資料を三つ折りにぴったり封入することができます。このサイズの封筒は、通常の手紙や企業のDM、案内などに幅広く利用されています。
ビジネスでよく利用されているA4の書類を、折らずに封入するには、定形外郵便になりますが「角形2号」の封筒が定番です。
請求書や納品書などに活用される窓空き封筒
最近の個人情報に関する企業の事例で多いのが、携帯電話や書類の置き忘れと、封入・封緘ミスです。
封入・封緘ミスには、一通の封筒に複数の人や機関の情報が封入されてしまったことに起因するものや、窓無し封筒を使ったことで、封入された書類と宛先が違っていたという事例が報告されています。
前者のミスには、封筒の重量検査が有効ですが、後者については、窓空き封筒で、内部の資料に宛先を印字し、窓から明示させることで、解決することができます。また、中の資料が透けて見えないようにすることも大切です。
封筒の色の使い分け
ビジネスでは、最低限のマナーとして、封筒を使い分けることが大切です。「茶封筒」は簡易的なイメージがありますので、正式な書類などには利用しないのが基本です。格式が必要な状況の時には、迷わず白の少し厚めの紙を使った封筒を使います。
定例の事務報告などの場合、封筒の色を使い分けて、ひと目で中の資料の理解を進めることもできます。開封率を高めるために、カラー封筒を利用することもあります。
縦と横の関係
封筒は縦型、横型があります。どちらを使うかについては、嗜好的な一面もありますが、中に封入する書類が縦書きであれば、封書も縦を使用し、横書きの場合は横型を使用するのがスマートです。
縦型の封筒は、封入する部分が狭いので、封緘作業がはかどります。横型は開封部分が広いので、招待状などのギミックのあるような封入物を入れると、演出面で効果的です。縦型は日本独特の封筒、横型は海外で利用されている標準的な封筒です。
縦型の和封筒は、弔辞などの不幸に際しては、不幸が重ならないということで、一重のもの、お祝い事には二重の封筒を利用します。
なお、内容物を明確にするために、封筒に「親展」「○○在中」「至急」といった文言を書くことで、受取手の注意喚起することもあります。
確実に届けるための第一歩
郵便番号が導入されてから、既に半世紀になり、生活の中に浸透してきました。
郵便番号の記入義務はありませんが、郵便局では番号読み取り機で、仕分けをします。郵便番号の記入がないと、機械から排出され、目視で郵便番号を確認しながら、分類をするので、郵便番号欄を活用しましょう。
まとめ
日頃からよく利用される封筒、ちょっとした気遣いで、受け手に良い印象を与えることができます。郵便料期の節約には、第三種郵便物のような制度をよく理解して、工夫しましょう。いずれも、小さな一歩ですが、企業の業績に直結します。
