意外といろいろある?挨拶状を送るタイミングとその効果
ビジネスのコミュニケーションがメール中心になる中、改めて挨拶状の価値が見直されています。定期的な挨拶には相手の企業とのビジネスチャンスを掘り起こし提案するという効果があります。 この記事では、取引先に忘れられない存在になるための定期的な挨拶の効果と、事務所移転や周年記念など、挨拶状を送るべき具体的なタイミングを解説します。
挨拶状を送るタイミングとその効果
相手の記憶を呼び起こす
多忙なビジネスの現場では、日々多くの企業と取引が行われます。そのため、一定期間接点がないと、自社の存在は相手の記憶から薄れてしまいがちです。定期的に挨拶をすることで、自社のことを思い出してもらい、「何かあったときに声をかけてもらえる」関係性を維持する効果があります。
営業活動の一環
定期的な挨拶は、単なる儀礼ではなく営業活動の一環でもあります。相手から具体的な相談がない状況でも、「このようなことにお困りではありませんか？」と潜在的なニーズを掘り起こすことで、新たなビジネスに繋がる可能性があります。
相手に何かあったタイミング
特に効果的なのが、相手が設備投資や人材採用、販路拡大などを検討しているタイミングでの挨拶です。相手のビジネスに変化がある時期を狙ってアプローチすることで、普段の挨拶よりも格段に大きなビジネスチャンスを掴める可能性が高まります。
事務所移転
恐らく最も挨拶状を送るタイミングとしてはポピュラーなのが、事務所移転です。
移転先住所を通知する役割も果たしておりますので必ず送るようにしましょう。送らない場合、請求書のやり取りなどで不具合が発生してしまうこともあります。
社名変更
次に挨拶状を送るタイミングとしてポピュラーなのが、社名変更のタイミングです。こちらも事務所移転と同様、契約内容に関わる情報を含みますので、必ず送るようにしましょう。
周年記念
こちらは契約内容には直接的に関わりがある内容は含みませんが、取引先にこれまでの感謝を伝える上では、有効な手段となります。しっかりと挨拶状を送ることでより良い関係性を構築しましょう。
