挨拶状の宛名に関する4つの基本とは?敬称の使い方や注意点も紹介

挨拶状における宛名の記載方法には、基本となるルールが存在します。基本ルールを知らずに記載してしまうと、印象を悪くしてしまう恐れがあるため注意しなければなりません。

ここでは、挨拶状における宛名の記載方法に関する基本として、「住所の書き出し」や「数字の使い分け」、「法人格の記載」、「文字サイズ」の4つについて、その内容を詳しく解説します。

1.住所の改行は2行目以降の書き出しを下げる

長い住所の場合、複数行にわたってしまうことがあります。住所を改行する場合は、2行目以降の書き出しを下げるようにしてください。ただし2行目以降の書き出しを下げるのは、縦書きの場合だけであることを覚えておくべきです。

また、改行する場所も重要です。例えば長いビル名の途中で改行してしまうと読みにくくなるため、区切りがよいところで改行するようにしましょう。

2.横書きは「算用数字」、縦書きは「漢数字」

横書きと縦書きで数字の使い分けを行ってください。横書きは「算用数字」、縦書きは「漢数字」と覚えておきましょう。

間違えやすい点は、2桁の表記です。例えば「55」と表記したい場合、「五五」と書くか、あるいは「五十五」と書くといったように2種類の表記ができます。どちらで表記しても間違いではありませんが、「五十五」と書くほうが一般的です。

3.（株）（有）などと略した記載はNG

株式会社や有限会社などは、（株）や（有）と略した表記を日常的に行ってしまいがちです。しかし挨拶状においては、（株）や（有）などと略して記載しません。

挨拶状を送る際は、略した表記とせずに正式名称を宛名として記載しましょう。株式会社以外にも、合名会社や共同組合などあらゆる法人名称や事業名称がありますが、いずれも略さずに記載してください。

4.住所は小さく、名前は大きく記載する

文字の大きさは、全て均等に揃えたほうがよいと思いがちです。しかし、挨拶状の宛名においては住所を小さく、名前を大きく記載しましょう。

送る相手によっては住所や名前だけではなく、社名や役職名なども記載する場合があります。この場合は住所を小さめに、会社名と個人名は大きく、役職がある場合には個人名の上に小さく記載するのが一般的です。

挨拶状の宛名に記載する敬称をどのように使うかを正しく理解しておくことは、挨拶状の基本です。しかし、挨拶状を出す頻度が減っている現代では、若い世代を中心に使い方を正しく理解している方は多くないでしょう。

敬称の使い方を間違うと相手に悪い印象を与えるなど、今後の付き合いにも影響しかねません。正しく理解しておくためにも、「様」や「御中」をはじめ、「殿」や「各位」をどう使えばよいかを詳しく解説します。

「様」の正しい使い方

宛先が個人の場合には「様」を使います。目上か目下かには関係なく、個人宛であれば誰に対して使っても間違いではありません。

挨拶状で記載する場合、ひらがなやカナタナだとカジュアルな印象が強くなるため、必ず漢字表記にしてください。「様」を使った文例を確認しておきましょう。

正：▲▲共同組合　◯◯◯◯様
誤：▲▲共同組合　様

宛名が企業名のみの場合に「様」と記載するのは、間違いであるため注意してください。役職名を個人名の後につける場合、「様」は不要です。

「経理部長　◯◯◯◯様」というように、役職を個人名の前につけた場合のみ「様」と記載してください。また、名前を2人以上記載する場合、それぞれの名前の後に「様」と記載すれば問題ありません。

「御中」の正しい使い方

「御中」は、企業や部署といった組織や団体に宛てて送る際に使用する敬称です。「御中」を使用した場合の文例を確認しておきましょう。

正：▲▲共同組合　御中
正：▲▲共同組合　経理部　御中
誤：▲▲共同組合　経理部　様

「御中」と「様」は併用できません。前述のとおり、組織や団体に宛てて挨拶状を送る場合には、「御中」のみを使用しましょう。

また担当者の個人名がわからない場合は、「株式会社▲▲　広報部　ご担当者様」と記載します。「ご担当者様」と「御中」は併用できず、ご担当者様の後ろに「御中」を記載してはいけません。

「殿」の正しい使い方

「殿」は、名前や役職の後に記載できる敬称です。男性か女性かを問わず使用できるものの、取引先や顧客に使うと失礼にあたるため注意してください。

「殿」を使う場合は「経理部　経理部長　◯◯◯◯　殿」と記載するのが正しく、「経理部　殿」といった記載の仕方はNGです。また「様」と使い方は同じで、組織などに宛てて挨拶状を送る場合、「殿」を使用してはいけないことを覚えておきましょう。

ただし、最近では「殿」の使用頻度は少なくなっており、あまり使われない敬称です。

「各位」の正しい使い方

複数の相手に対して敬意を表す場合に使用されるのが「各位」です。「様」と同様に相手が目上か目下かを問わずに使用できるのが特徴といえます。

「関係者各位」や「取引先各位」は正しい使い方ですが、「関係者各位の皆様」や「取引先各位　様」という使い方はNGです。「各位」は「皆様」の意味を包括しているため、二重敬語と呼ばれる誤用であることを覚えておいてください。

しかし「お客様」と「お得意様」については「各位」をつけることができます。ただし、担当者の場合は「担当者様各位」ではなく、「担当者各位」と記載しなければならないことには注意しておきましょう。