12月後半、年賀状の季節になって、あわてたことはありませんか。よくあるのは、年賀状の絵柄の選定です。本当は自分で絵柄を制作したいのですが、時間もないので、年賀状関連のサイトから、ダウンロードして間に合わせたなんてことがよくあると思います。
そして、もうひとつが、年賀状の宛名書きです。本当は心をこめて、自筆で書きたいのですが、書き間違いや、時間的な余裕を考えると、どうしても、パソコンにたよってしまうこともよくある例です。
今回はそんな方のために役立つ宛名管理の方法についてまとめてみました。
パソコンでの宛名管理の方法は色々なやり方がありますが、代表的なのは、エクセルを利用した管理と、住所録ソフト、年賀状ソフトを利用した管理です。それぞれに一長一短がありますが、年賀状に限定すれば、やはり専用ソフトが便利です。年賀状ソフトを利用すれば、年賀状の表書きに筆文字など豊富な書体を利用でき、郵便番号、住所、宛名など、ハガキ特有のレイアウトにぴったりの文字の流し込みができます。さらに、毎年の年賀状の差し出しへ状況や、喪中などへの適切な対応を取ることもできます。
長年年賀状のやり取りをしていると、「あれこの人、だれだっけ」ということもよくあると思います。同姓の方などは、間違いやすいですよね。記憶だけにたよっていると、うっかり間違ってしまって、後日バツの悪い思いをすることもありますので、しっかりとした宛名管理をしたいものです。
年賀状ソフトの欠点は、どうしても利用が年末中心になってしまうことです。日頃使い慣れないソフトは、慣れるまで結構しんどいものです。特に、バージョンアップなどがあると、ユーザーインターフェースが変わってしまい、とまどうこともあります。また、年末にまとめて転居のお知らせや、喪中のお知らせを引き出しの中から探し出して、入力するのも手間ですし、場合によっては、お知らせを紛失してしまうことも少なくありません。
そこでおすすめするのが、日常の住所録管理の徹底です。住所録管理にはエクセルを利用する方法や、MicrosoftのOutlookなどのスケジュール管理ソフト、Gmailなどのメールソフトの“連絡先”、あるいは住所録管理ソフト等を利用することができます。
なんでも良いのですが、なるべく、日常的に利用するものを住所・宛名管理のベースとすることが良いでしょう。日々、しっかりと管理しておけば、年末にはゆったりと構えることができます。
これらのソフトは、必要な時に、Excel方式やCSV方式で、データを年賀状ソフトに書き出すことができるので、いつでも年賀状の宛名書きへ対応することができます。
いくつかのソフトで住所録を管理していると、しらずしらずのうちに、異なった情報が併存してしまいます。どちらの住所が正しいか判らず、迷うことになります。
最近の住所管理関連のソフトは、データの分類や付加情報を柔軟に入力することができるので、年賀状用のデータや、クラス会用のデータなどいつでも整理することができます。
フリーソフトもレベルが上がってきており、「Vector」や「窓の杜」で高機能の住所録ソフト、年賀状用ソフトが手に入ります。有料ソフトを含めて、住所録のデータをCSVなどのデータ形式に書き出すことも可能なので、住所録のデータを一元化し管理することで、いつでも正確な情報を取り出すことができます。
「同じ方に2通出してしまった」、「せっかく年賀状を送付したのに、古い住所で送ってしまい、失礼してしまった」といったミスを無くし、年末・年始をすこやかに暮らすためにも、住所録・宛名管理の一元化が大切です。
